Gebruiksvoorwaarden voor groepen

1. Definities

Aanbieder De sportvereniging of -aanbieder die via het platform van SVGH evenementen, zoals proeflessen en activiteiten, onder de  aandacht wil brengen bij de doelgroep van SVGH en daarvoor  deelnemers wil werven. Daarbij kan een doel zijn om  deelnemers aan een evenement, langer aan aanbieder te binden.

Evenement Hetgeen door aanbieder via het platform wordt aangeboden aan de doelgroep.

Deelnemer De persoon die deelneemt aan een evenement van aanbieder dat via het platform wordt aangeboden en waarvoor de persoon via het
platform is ingeschreven.

Doelgroep SVGH richt zich op verschillende doelgroepen, zoals kinderen (basisschool of voortgezet onderwijs), volwassenen en senioren. Dit alles in de Gemeente Heerenveen.

Groep Partij, vaak een scholengemeenschap of een dergelijke instelling,  die met een groot aantal deelnemers wil deelnemen aan een
evenement dat via het platform wordt aangeboden.

Groepsverantwoordelijke Persoon die namens groep aanmelding doet en daarvoor ook contactpersoon is

Platform Hiermee wordt de website ww.scorenvoorgezondheidheerenveen.nl bedoeld. De website waarop aanbieders evenementen aan kunnen
bieden om zo deelnemers te werven.

SVGH   Dat is de Gemeente Heerenveen (gevestigd aan de Crackstraat 2 in (8441 ES) Heerenveen) die in dit kader handelt onder de naam 
‘Scoren voor Gezondheid Heerenveen’, afgekort: ‘SVGH’.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op de overeenkomst tussen SVGH en de groep die gebruik wil maken van het platform om meerdere – aan haar op enigerlei wijze verbonden – personen te laten deelnemen aan via het platform aangeboden evenement(en). 

3. Totstandkoming overeenkomst

Een groepsverantwoordelijke kan via het platform een groep inschrijven voor een op het platform aangeboden evenement. Daarvoor dient een groepsverantwoordelijke (namens de groep) een account aan te maken voor het gebruik van het platform. Met het aanmaken van een account gaat de groepsverantwoordelijke namens de groep akkoord met deze gebruikersvoorwaarden en daaraan gekoppelde verwerkersovereenkomst en komt een overeenkomst met SVGH voor het gebruik van het platform tot stand.

4. Kosten

Gebruik van het platform is kosteloos. Mochten er kosten aan een evenement zijn verbonden, dan zal dit expliciet kenbaar worden gemaakt bij de weergave van het evenement op het platform. De kosten zullen dan rechtstreeks door de aanbieder aan de deelnemer in rekening worden gebracht. Dit gaat buiten (de verantwoordelijkheid van) SVGH om.

5. Werkwijze

Een groepsverantwoordelijke kan namens een groep via het platform een groep inschrijven voor een op het platform aangeboden evenement. Daartoe kunnen slechts aantallen worden doorgegeven via het platform (zonder verdere persoonsgegevens van deelnemers te verstrekken), maar een groepsverantwoordelijke kan ook de namen van de deelnemers aan het platform verstrekken ten behoeve van de organisatie van het evenement.

6. Verplichtingen groep(sverantwoordelijke)

De groep(sverantwoordelijke) is verplicht om zorg te dragen voor:

  • Juistheid van de verstrekte gegevens van de deelnemers (als gegevens worden verstrekt);
  • Een inschatting van de fysieke gesteldheid van de deelnemers en of dit in de weg staat aan veilige deelname aan het evenement;
  • Het verstrekken van informatie van SVGH of de aanbieder over het evenement aan de deelnemers, inclusief het verstrekken van eventuele deelnamevoorwaarden van aanbieder aan de deelnemers.

7. Aansprakelijkheid

SVGH is slechts de partij die de groep – en de deelnemers die zij aanmeldt – met aanbieder(s) in contact te brengt en vice versa. SVGH is dus niet de uitvoerende partij van het evenement. Mocht SVGH toch aansprakelijk zijn voor enige schade van de groep, dan is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat haar verzekeraar in dat geval uitkeert en mocht er geen verzekering zijn of de verzekeraar niet uitkeren dan is aansprakelijkheid beperkt tot een bedrag van € 2.500,- per gebeurtenis, tenzij die schade is veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid van SVGH. De groep vrijwaart SVGH volledig voor aanspraken van derden (o.a. aan haar verbonden deelnemers).

8. Privacy 

De groep(sverantwoordelijke) kan persoonsgegevens van de aan haar verbonden deelnemers aan SVGH verstrekken. SVGH verstrekt deze gegevens aan aanbieder van het evenement waarvoor de groep deelnemers heeft aangemeld. SVGH zal deze gegevens slechts gebruiken voor het doel van de overeenkomst (zorgen dat de groep deel kan nemen aan het evenement). De groep blijft verwerkingsverantwoordelijke – en heeft dus een grondslag nodig om de persoonsgegevens van deelnemers aan SVGH te verstrekken – en SVGH is verwerker. Dit is verder vastgelegd in de verwerkersovereenkomst die onderdeel uitmaakt van deze gebruikersvoorwaarden (zie hierna).

Voor meer informatie wordt verwezen naar het privacyreglement dat op de website van SVGH te vinden is en naar het privacyreglement van aanbieder op haar website (mocht het daar niet aanwezig zijn, dan kan het rechtstreeks bij aanbieder worden opgevraagd). 

9. Fotografie & video

Tijdens een evenement kunnen foto’s en video opnames worden gemaakt en deze kunnen gebruikt worden voor promotiedoeleinden. De groep(sverantwoordelijke) staat ervoor in dat aan haar verbonden deelnemers toestemming geven voor het nemen van de foto’s/ video’s en het gebruik voor promotiedoeleinden. Mocht een groep en/of aan haar verbonden deelnemers niet gefotografeerd willen worden, dan kan dit kenbaar worden gemaakt aan aanbieder van het betreffende evenement.

Voor meer informatie wordt verwezen naar het privacyreglement dat op de website van SVGH te vinden is en naar het privacyreglement van aanbieder op haar website (mocht het daar niet aanwezig zijn, dan kan het rechtstreeks bij aanbieder worden opgevraagd). 

10. Toepasselijk recht

Op de overeenkomst tussen SVGH en de groep is Nederlands recht van toepassing.

Verwerkersovereenkomst

1. Verwerker en verwerkingsverantwoordelijke

In de samenwerking tussen SVGH en de groep is SVGH aan te merken als ‘Verwerker’ en de groep als ‘Verwerkingsverantwoordelijke’, nu SVGH mogelijk persoonsgegevens van deelnemers (die verbonden zijn aan de groep, hierna ‘de betrokkene(n)’) ten behoeve van de groep verwerkt om deelname aan een evenement mogelijk te maken. De groep is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van betrokkenen. Partijen zullen in het hiernavolgende ook als ‘Verwerker’ (SVGH) en ‘Verwerkingsverantwoordelijke’ (de groep) worden aangeduid.

2. Doel verwerken persoonsgegevens

  1. Verwerker krijgt mogelijk – indien door Verantwoordelijke aan haar verstrekt – de beschikking over de volgende persoonsgegevens van betrokkenen:
    1. Voornaam
    2. Achternaam
    3. E-mailadres
    4. Geboortejaar/leeftijd
    5. Telefoonnummer
    6. Woonplaats
    7. Eventueel naam van de school
    8. Foto’s
  2. Het is Verwerker slechts toegestaan om deze persoonsgegevens te gebruiken in het kader van het mogelijk maken van via haar platform aangeboden evenementen en conform de schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke. Meer concreet betekent dit dat Verwerkingsverantwoordelijke de voor de uitvoering van het evenement benodigde persoonsgegevens van de betrokkene(n) aan Verwerker zal verstrekken, die deze gegevens vervolgens enkel in dat kader zal gebruiken. Verwerker zal persoonsgegevens niet verwerken buiten de EER, tenzij daarvoor een grondslag c.q. mogelijkheid bestaat op grond van de AVG.
  3. De verwerking vindt plaats onder verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen van de verwerking en neemt geen beslissingen over zaken als het gebruikt van persoonsgegevens, de bewaartermijn van Verwerkingsverantwoordelijke en het verstrekken van persoonsgegevens aan derden (anders dan in art. 4). Verwerkingsverantwoordelijke moet ervoor zorgen dat hij het doel en de middelen van de verwerking van de persoonsgegevens duidelijk heeft vastgesteld.
  4. Verwerker zorgt ervoor dat alleen haar medewerkers toegang hebben tot de persoonsgegevens. Een deel van de werkzaamheden van Verwerker wordt uitgevoerd door personen die geen arbeidsovereenkomst met haar hebben, maar die voor het bereiken van het onder sub b geformuleerde doel wel toegang tot de persoonsgegevens moeten hebben. Met deze medewerkers, althans met hun werkgevers, zal een verwerkersovereenkomst worden gesloten (zie ook art. 4 over subverwerkers).

3. Beveiligingsmaatregelen

  1. Verwerker zal passende technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking en zo een op het risico afgestemd beveiligingsniveau waarborgen. Deze maatregelen zullen, rekening houdend met de stand der techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau garanderen, gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. Verwerker zal in ieder geval maatregelen nemen om persoonsgegevens te beveiligen tegen vernietiging, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig, tegen toevallig en opzettelijk verlies, vervalsing, niet toegelaten verspreiding of toegang, dan wel tegen enige andere vorm van onrechtmatige verwerking.
  2. Verwerker dient desgevraagd inzage te geven in de getroffen maatregelen als bedoeld in het voorgaande lid. 

4. Subverwerkers / verstrekken persoonsgegevens aan aanbieder

  1. Verwerkingsverantwoordelijke staat Verwerker toe om een subverwerker in te schakelen voor de verwerking van de persoonsgegevens. Een lijst met subverwerkers is te vinden op https://www.scorenvoorgezondheidheerenveen.nl/privacybeleid/partners/ en als er een nieuwe subverwerker wordt ingeschakeld, dan ontvangt de groep(sverantwoordelijke) daarvan een melding, waarbij schriftelijk bezwaar kan worden gemaakt tegen het delen van persoonsgegevens met één of meer subverwerkers. Met deze subverwerkers wordt een verwerkersovereenkomst gesloten die minimaal dezelfde verplichtingen kent als die in deze verwerkersovereenkomst zijn opgenomen.
  2. Om het platform te laten functioneren – dus het mogelijk maken van deelname van aan de groep verbonden deelnemers aan evenementen van aanbieders – is het noodzakelijk dat Verwerker de persoonsgegevens van deelnemers – die zij van de groep ontvangt – aan de aanbieder van een evenement ter beschikking stelt ten behoeve van de organisatie van het evenement. Met aanbieders wordt eveneens een verwerkersovereenkomst gesloten.

5. Inbreuk

  1. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke direct in kennis stellen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens zoals gedefinieerd in de AVG en/of enig ander incident ten aanzien van de beveiliging van Persoonsgegevens en zij zal Verwerkingsverantwoordelijke daarvan zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen 72 uren na de inbreuk (haar bekend is geworden) op de hoogte stellen en ii) alle redelijke maatregelen nemen om (verdere) schending van de AVG te voorkomen of te beperken. 
  2. Verwerker is nimmer aansprakelijk voor de op Verwerkingsverantwoordelijke rustende meldplicht zoals bedoeld in artikelen 33 en 34 AVG.

6. Geheimhouding en aansprakelijkheid

  1. Verwerker zal de verkregen en verstrekte persoonsgegevens geheim houden tegenover derden en zal deze verplichting tevens opleggen aan degenen die voor hen werken en die betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens.
  2. Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat de verwerking van persoonsgegevens op basis van deze verwerkersovereenkomst niet onrechtmatig is en dat er geen inbreuk wordt gemaakt op de rechten van betrokkenen (deelnemers). In het bijzonder dient Verwerkingsverantwoordelijke vast te stellen of er sprake is van een rechtmatige grondslag voor het verwerken van de persoonsgegevens.
  3. Verwerker is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het door Verwerkingsverantwoordelijke niet naleven van deze voorwaarden of het niet naleven van de AVG of andere wet- of regelgeving.
  4. Verwerker is, onverminderd hetgeen elders in deze voorwaarden is opgenomen over haar aansprakelijkheid, slechts aansprakelijk voor schade die door verwerking is veroorzaakt wanneer bij deze verwerking niet is voldaan aan specifiek tot Verwerker gerichte verplichtingen van de AVG.

7. Duur, beëindiging en overig

  1. Deze Verwerkersovereenkomst eindigt op het moment dat de overeenkomst tussen partijen eindigt en is onlosmakelijk met deze overeenkomst verbonden. Deze verwerkersovereenkomst kan dus niet los van de overeenkomst tussen partijen worden opgezegd.
  2. Indien Verwerker een verzoek of bezwaar van een betrokkene ontvangt, zoals een verzoek om informatie, inzage, rectificatie, gegevenswissing, verwerkingsbeperking, overdracht van de persoonsgegevens, stuurt Verwerker dat verzoek door naar Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerkingsverantwoordelijke draagt te allen tijde verantwoordelijk voor de afhandeling van dergelijke verzoeken.  
  3. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om een audit te laten uitvoeren inzake de verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker ter controle op de naleving van deze Verwerkersovereenkomst. Verwerker zal alle redelijke medewerking verlenen aan een audit.
  4. Verwerker zal na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke bij beëindiging, voor zover het in de macht ligt van Verwerker, iedere redelijke inspanning verrichten om de persoonsgegevens in een gangbaar formaat ter beschikking te stellen aan Verwerkingsverantwoordelijke en de bestaande kopieën te verwijderen, tenzij de opslag van persoonsgegevens wettelijke verplicht is.
  5. De verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst die naar hun aard bestemd zijn om beëindiging te overleven, blijven ook na beëindiging van de overeenkomst van kracht.